Vacature - Office Manager

17/11/2022

We zijn op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde « Office Manager », H/F/X om de algemene organisatie van de ons advocatenkantoor te beheren en de advocaten op verschillende en diverse administratieve en boekhouding taken te ondersteunen. 

Als Office Manager, bent jij de vertrouwenspersoon binnen het kantoor, de contactpersoon voor de advocaten alsook voor de clienten en externe leveranciers. 

Functieomschrijving:
Als Office Manager neemt jij volgende taken voor uw rekening : 

    Boekhouding
-    Opmaken van de facturen voor de clienten en opvolgen
-    Voorbereiding van alle boekhouding documenten van elk kantoor
-    Beheren van de aankopen / leveranciers
-    Diverses boekhoudkundige taken

    Administratief
-    Beheren van de post / aangetekende brieven
-    Agenda- en afsprakenbeheer
-    Opmaken van stukkenbundel / print / scan
-    Beheren van dossiers / classement / archief
-    Publicaties op LinkedIn / update van website
-    Diverses administratieve taken 

    Office management
-    Beheren van kantoorbenodigheden 
-    Beheren van leveranciers overeenkomsten / opvolgen
-    Onthalen van klanten zowel in het kantoor als per telefoon
-    Receptie / filter van telefoongesprekken
-    Voorbereiding van vergaderzalen
-    Beheren van het goedverloop van het kantoor
-    Informatica ondersteunen aan advocaten

Uw profil: 
•    Jij beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma in Management Assistant of boekhouding en kan terugblikken op enkele jaren relevante ervaring als Office Manager / Management Assistant. 
•    Jij spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Frans – kennis van Engels is een pluspunt
•    Jij hebt alle Office Tools in de vingers (Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams) en bent bereid om andere softwares te leren kennen
•    Jij bent zelfstandig, zeer klantvriendelijk, nauwkeurig, goed georganiseerd, stipt en proactief
•    Jij kan vlot schakelen tussen verschillende opdrachten
•    Jij bent dynamisch, een service minded karacter en hebt een positieve ingesteldheid 
•    Als multitasker beschik je over een hoge stressbestendigheid en zorg je er voor dat je alle deadlines haalt
•    Jij hebt zin om het kantoor te helpen mee uitbouwen
•    Jij hebt oog voor detail, je bent grondig en volledig zonder aan snelheid in te boeten
•    Jij hebt ervaring of affiniteit binnen de juridische sector

Wat we bieden: 
•    Een voltijds contract met vast brutoloon in lijn met jouw ervaring aangevuld met extralegale voordelen 
•    Een onmiddellijke vaste indienstname 
•    Een baan met veel verantwoordelijkheid, afwisseling en voldoening
•    Dagen gevuld met doelgerichte taken in een dynamische en stimulerende sfeer

Voelt u zich aangesproken, dan ontvangen wij graag uw kandidatuur op tamara.afsar@portico.be