Vacature - Office Manager

17/11/2022

Nous recrutons actuellement un « Office Manager », H/F/X à temps plein, pour gérer l’organisation de notre cabinet d’avocats et assister les avocats sur les matières comptables et administratives.

En tant que personne ressource au sein de l’entreprise, vous êtes le point de contact tant pour les collaborateurs internes que pour les partenaires externes. 

Tâches:
Voici un aperçu des tâches à effectuer :

    Comptabilité
-    Gestion et encodage des factures de vente et d’achat 
-    Gestion des rappels de paiement et suivi des échéances
-    Gestion des achats / des fournisseurs 
-    Mise en place d’une politique d’achat : challenger les fournisseurs et négocier 
-    Préparation des documents comptables pour chaque cabinet

    Administratif
-    gestion des courriers / envois recommandés 
-    gestion des agendas
-    Constitution de dossiers de pièces / impressions / scan
-    gestion des dossiers / classement / archivage
-    publications diverses sur LinkedIn / mise à jour site web
-    tâches administratives diverses (constitution de dossiers de pièces)

    Office management
-    gestion des fournitures 
-    gestion des contrats fournisseurs
-    réception / accueil des clients et visiteurs 
-    traiter les appels téléphoniques et filtrer les appels
-    préparation des salles de réunion
-    gestion et équipement des bureaux
-    support informatique aux avocats

Profil recherché : 
•    Vous êtes titulaire d’un Bachelier orienté secrétariat de direction et / ou comptabilité
•    Vous avez acquis une expérience probante en tant qu’office manager / management assistant 
•    Vous maitrisez le français et le néerlandais à l’oral et à l’écrit – la connaissance de l’anglais est un atout 
•    Vous maîtrisez la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams) et êtes prêt à apprendre d'autres systèmes informatiques
•    Vous êtes autonome, dynamique, convivial, organisé, précis, rigoureux, structuré et faites preuve de proactivité
•    Vous pouvez facilement basculer entre différentes tâches 
•    Vous avez un haut degré de résistance au stress et vous vous assurez de respecter tous les délais
•    Vous avez le sens du détail, vous êtes minutieux et efficace 
•    Vous vous impliquez dans divers projets à la demande des avocats et véhiculez une ambiance positive et constructive dans l'entreprise.
•    Une expérience dans le milieu juridique est un atout

Notre offre : 
•    Un contrat à temps plein assorti d’un package salarial attractif complété par des avantages extra-légaux
•    Une entrée en service immédiat
•    Une position stimulante et intéressante dans laquelle vous avez la possibilité de faire la différence et d’avoir une réelle influence sur le développement des cabinets
•    Un environnement de travail stimulant et dynamique 

Si vous êtes intéressé, merci de bien vouloir envoyer votre candidature et votre CV à l'adresse tamara.afsar@portico.be